Skip to main content

Contoh Format Surat Jawaban Balasan Komplain Pengaduan Barang Atau Produk

Contoh Format Surat Jawaban Balasan Komplain Pengaduan Barang Atau Produk
Contoh Format Surat Jawaban Balasan Komplain Pengaduan Barang Atau Produk - Dalam aktivitas pembelian suatu produk, sangat penting untuk dicatat bahwa produk yang kita jual memiliki kualitas yang baik. Produk dikatakan bagus apabila tidak ada cacat fisik dan tidak rusak. Jika kita membeli suatu produk dan terdapat kerusakan pada produk tersebut, maka customer atau pelanggan memiliki hak untuk mengajukan keluhan atau keluhan kerusakan barang. Keluhan dapat dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya adalah dengan menggunakan surat, 

Surat pengaduan ini biasanya ditujukan kepada penjual atau distributor barang yang rusak, atau tidak sesuai pesanan yang dibuat oleh konsumen. Surat yang diterima tersebut harus dikembalikan ke konsumen agar konsumen merasa diperhatikan dan tidak dirugikan. 

Surat pengaduan ini diklasifikasikan sebagai surat resmi sehingga membuatnya pun harus dengan tata bahasa resmi, yang ditulis penjual dan diberikan kepada pembeli atau pelanggan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika menulis balasan untuk keluhan ini adalah penggunaan bahasa resmi / formal, sopan dan jelas.

Surat balasan untuk keluhan barang atau produk memiliki beberapa karakteristik termasuk:
  • Ada ungkapan terima kasih atas pengaduan yang dibuat.
  • Ada ekspresi penyesalan atas kejadian itu, bisa juga ditambahkan alasan yang mendukung
  • Ada keputusan untuk menyelesaikan masalah yang muncul
  • Memberikan saran jika masalah muncul di luar tanggung jawab penjual dan mencoba membantu pembeli
  • Mencoba meyakinkan pembeli bahwa insiden itu tidak terjadi lagi.
Membuat surat balasan atau jawaban ini penting untuk memperhatikan pengaturan dalam surat karena surat ini resmi. Pengaturan dalam surat ini biasanya mengandung beberapa syarat seperti dibawah ini:
  1. Kepala perusahaan sebagai kop surat
  2. Lokasi dan tanggal surat itu
  3. Nomor surat dari perusahaan
  4. Termasuk tentang surat yang dibuat
  5. Tambahkan lampiran jika diperlukan
  6. Alamat penerima (orang yang dituju)
  7. Isi yang termasuk penjelasan sebelumnya
  8. Tanda tangan yang menunjukkan validitas
Berikut dibawah ini ada beberapa contoh format surat balasan pengaduan barang atau produk yang menggunakan bahasa baik dan benar, yang bisa Anda jadikan referensi atau contoh ketika akan membuatnya, 

Contoh Surat Balasan Pengaduan Barang karena Rusak dalam Pengiriman


PT. Karya Mandiri
Jln. Mawar No. 54
SURABAYA
===============================================================

Nomor  :  4/ADUAN/V/2016                                                           20 Mei 2016
Hal        :  Penggantian Kerusakan
Lamp    :  1 (satu) Lembar Faktur

Kepada
Yth. Pemilik Toko Elektronik Karya
Jln. Lawu No. 45
Kudus, Jawa Tengah

Dengan hormat,

Surat Saudara tertanggal 14 Mei 2016 dengan Nomor: 12/CS/V/34 mengenai perihal pengaduan kerusakan barang/produk, telah kami terima dengan penuh perhatian.

Sehubungan dengan surat Saudara tersebut, kami segera melakukan konfirmasi dan pengecekan. Berdasarkan kroscek yang kami lakukan ternyata karyawan kami telah melakukan kesalahan dalam proses kemas sehingga menyebabkan barang pesanan Saudara mengalami kerusakan. Atas kejadian tersebut, kami selaku badan usaha mohon maaf yang sebesar-besarnya dan akan lebih memperhatikan pesanan Saudara agar tidak ada kejadian berulang.

Kami akan mengirimkan 5 unit Oven yang baru sebagai bentuk penggantian barang pesanan Saudara yang mengalami kerusakan dan faktur asli pesanan atas nama Saudara.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. Karya Mandiri


Mahmud, SE
Manajer Pemasaran

Contoh Surat Balasan Pengaduan Barang karena Rusak dan penggantian


PT Tirta Mandiri
Jalan Bhayangkara No. 043
Gombong, Jawa Tengah

Nomor  :  12/BPB/X/2013                                                       18 Oktober 2013
Lamp     :  1 (satu) lembar
 
Kepada
CV Rekayasa
Jalan Kalurang Km. 17
Sleman, Yogyakarta

Hal        :  Balasan Pengaduan Barang

Dengan hormat,

Surat Saudara yang kami terima tertanggal 13 Okober 2013 dengan Nomor: 11/PKB/X/2013 perihal pengaduan kerusakan barang, telah kami terima dengan penuh perhatian.

Sehubungan dengan surat tersebut, kami segera mengirimkan teknisi untuk memperbaiki Mesin Cuci yang mengalami kerusakan.

Kami mohon maaf yang sebesar-besarnya atas kerusakan barang tersebut dan kami akan lebih memperhatikan pesanan Saudara selanjutnya agar tidak terjadi kejadian serupa.

Kami juga berinisiatif menawarkan kepada Saudara, apabila Saudara berkenan menukarkan Mesin Cuci merk “Uchida” dengan merk “Panasonic” yang mutunya lebih baik, namun harganya sedikit lebih tinggi. Untuk memperjelas, kami juga melampirkan brosur produk sebagai informasi.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

    Hormat kami,
    PT Tirta Mandiri
 
 
    Hartono Raharjo
    Manajer Penjualan

Contoh surat pengaduan barang rusak

PT MERCU BUANA
Jln. Kali Besar Barat 4
Surabaya

12 Juli 20.......
Nomor : 11/PGJ/III/20....
Lamp :
Hal : Pengiriman Barang Yang rusak

Yth. Direktur Jaya Kencana
Jl. Kemuning Raya no. 33
Jakarta.

Dengan hormat, 
Dengan ini kami beritahukan kepada saudara atas kiriman berupa 100 unit Televisi LCD dengan merk Samsung yang kami terima dalam kondisi rusak. Setelah kami adakan penelitian ternyata terdapat 10 barang yang mengalami kerusakan.

Kami berpendapat bahwa kerusakan tersebut karena kurang teliti dalam mengepak barang. Kami juga menganggap hal ini adalah kelalain dari pihak Anda sebagai penjual dan pengirim barang tersebut.

Sehubungan dengan terjadinya kerusakan pada barang yang Saudara kirim, maka kami bermaksud untuk meminta barang baru dari 10 kerusakan Televisi LCD tersebut sebagai pengganti yang rusak. Dengen ongkos kirim menjadi tanggungan Saudara. Untuk lebih memudahkan penyelesaian tersebut, bersama ini kami lampirkan dokumen-dokumen dari barang tersebut.

Demikian surat klaim ini kami buat dengan harapan adanya perbaikan kualitas pengiriman barang, sehingga kedepannya tidak terjadi masalah yang sama. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

John Kucluk
Manager 

Contoh surat keluhan pelanggan ke perusahaan
Contoh Format Surat Jawaban Balasan Komplain Pengaduan Barang Atau Produk

Contoh surat balasan pengaduan keterlambatan pengiriman barang
Contoh Format Surat Jawaban Balasan Komplain Pengaduan Barang Atau Produk
Contoh surat balasan komplain harga mahal

Contoh Format Surat Jawaban Balasan Komplain Pengaduan Barang Atau Produk

Contoh surat balasan komplain harga mahal
Contoh Format Surat Jawaban Balasan Komplain Pengaduan Barang Atau Produk


Demikian artikel tentang Contoh Surat Jawaban Balasan Komplain Pengaduan Barang Atau Produk semoga bermanfaat, semoga bermanfaat dan dapat menjadi referensi, terima kasih.
Comment Policy: Silahkan tuliskan komentar Anda yang sesuai dengan topik postingan halaman ini. Komentar yang berisi tautan tidak akan ditampilkan sebelum disetujui.
Buka Komentar
Tutup Komentar